Fases esenciales
Es obvio que el objetivo de toda
negociación consiste en llegar a un acuerdo, pero no a un acuerdo cualquiera,
sino el mejor acuerdo posible. Por consiguiente, se suponen cuando dos
motivaciones en los negociadores: la primera es llegar a un acuerdo y la segunda es ganar en tal de acuerdo. Otra
cosa es que algunas supuestas negociaciones no la sean realmente, sino que a
veces Sena la excusa para otros fines, como para ganar tiempo o como mera
propaganda. Pero antes de ver las principales fases de todo proceso de
negociación, analicemos otro elemento crucial, los actores de la negociación.
a)Los negociadores: a menudo actúan como representantes de su grupo.
Organización o gobierno y ser representantes de otros, define en gran parte su
difícil papel, pues no hablan título personal. Sin embargo se le exige llegar a
un acuerdo lo que implica un doble
comportamiento: por un lado se les pide intransigencia en la defensa de la posición,
pero por otro lado se les pide también flexibilidad para llegar a acuerdos. La
consecuencia es que el negociador debería tener un cierto margen de libertad
que no siempre le es dado. Más en concreto, tan margen de libertad es por definición,
escaso, lo que le pone al negociador continuamente en la cuerda floja. Si es
flexible se le acusara de debilidad y traición, si es intransigente se le
acusara de no saber negociar. En ello se ase olvidando siempre que el
negociador tiene frente así a otro negociador al que se le exige lo mismo
que a él. En consecuencia, el negociador esta
frecuentemente, como señala
touzard, en “libertad vigilada”.
La principal consecuencia de ello es
que el negociador deberá negociar primero con aquellos a los que representa
para conseguir flexibilizar su posición
inicial sin ser tachado de traidor. Además
a menudo no ay un solo negociador si no varios, la delegación, lo que
plantea problemas añadidos (problemas de liderazgo, problemas de cohesión de
grupo posibilidad de pensamiento de grupo, etc.) pero también tiene sus
ventajas fundamentalmente lo que hace posible que se repartan las funciones
negociadoras, de tal forma que uno puede ser más flexible y otro más rígido ahora bien, a veces no hay una sola
negociación si no varias, como suele ocurrir en la parte sindical de las
negociaciones colectivas. La empresa negocia simultáneamente con diferentes
delegaciones que representan respectivamente a los diferentes sindicatos con la
representación en el comité de tal empresa. En estos casos se complican las
cosas más aun, dado que suele entablarse una fuerte y seria negociación, primero
de cada delegación, y luego entre las diferentes delegaciones, antes de
negociar con el adversario.
b) Los expertos: que fundamentalmente
son los árbitros, los mediadores y los asesores. Aunque analizar en este tema
no es el objetivo principal de este libro, sin embargo, dada su importancia
para la negociación, lo retomaremos mas adelante. En todo caso, digamos que la
utilización de estos expertos es cada vez mayor, sobre todo en ciertos ámbitos
como las negociaciones colectivas o las separaciones de parejas.
Llegamos a este punto veamos las fases esenciales de
todo proceso de negociador:
Fase previa:
Fase previa:
Antes de
iniciar un proceso negociador necesitamos tomar las siguientes precauciones:
tener claro lo que buscamos, que no siempre lo sabemos y conocer bien lo que
desea la otra persona, que no es fácil.
Debemos descubrir que es esencial y que es deseable pero no esencial y
encontrar aquellos aspectos de su oferta que son puramente accesorios, donde
puede ceder rápidamente.
Nuestro
análisis necesita distinguir con
claridad las siguientes cosas: que va aceptar la otra parte, que no va aceptar,
la fuerza de sus demandas para cada tema
Fase de preparación:
Fase de preparación:
Ya vimos
anteriormente como preparar una negociación y la importancia del aspecto
ambiental así como del psicológico. De todas maneras justamente antes de
comenzar la sesión de negociación explicita ay una corta fase de relación
interpersonal o, en su caso, también intergrupal, absolutamente importante para la marcha de fase siguientes, pues en
ella se construye el ambiente y el
clima en que se enmarcara toda la
negociación de echo el periodo crítico en que se forma el clima es corto muy
corto, posiblemente cosa de segundos, y ciertamente no más de unos minutos.
Dentro de este
corto periodo, en el que las partes se encuentra en el terreno de negociación,
se crea como una atmosfera que perderá y que casi imposible de cambiar en la
etapa siguiente. El talante se ha convertido cálido o frio operador o suspicaz.
Colaborador o defensivo. El ritmo se ha convertido en vivo o letárgico…..
Consideramos lo que acurre cuando dos partes
se sientan a negociar primero se encuentran y se saludan .luego se inicia la
conversación y en minuto se encuentra ambas
sentadas en que la mesa de negociación comenzando hablar de negocios. Ya el
negociador aparte de lo que ve empieza a tener
alguna impresión sobre la negociación. y de todas maneras, si en esta
fase observamos en la otra parte señales de agresividad, entonces debemos
mostrarlos cautelosos. “no podemos estar seguros de cómo va a desarrollar la
reunión”
Los
objetivos de esta fase son:
a) Lograr una atmosfera cordial, basada en las
prácticas sociales.
b) Crear un clima que facilite la colaboración y
evite la hostilidad y la postura defensiva que puede echar a perder la
subsiguiente información.
c) Conseguir gran parte del clima de cordialidad
y viveza que resulta propicio para la colaboración y los negocios.
Primera fase: cuestiones de procedimiento y
enumeración de los puntos en litigio.
Antes de comenzar
el auténtico proceso negociador surge
una serie de problemas que hay que solucionar. Pueden parecer cuestiones secundarias, pero sin
embargo son enormemente importantes ¿de
qué hablar? ¿En qué orden? ¿En qué lugar deberían desarrollarse las secesiones?
a)
La presidencia: esta es una cuestión que siempre llevas al
menos una hora (excepto en aquellos casos en los que por diferentes razones se
da por zanjada antes de comenzar la negociación, de tal forma que las sesiones
serán presididas por ejemplo por la parte empresarial o por la administración),
transcurrida la cual casi nunca se llega a un acuerdo y hay que decidirlo, tal
vez improvisadamente en dos minutos. Sin duda estamos ante una cuestión de
procedimiento pero realmente crucial, dado que esta figura necesaria e
influyente que a veces debe ser desempeñada por una tercera persona ajena al
conflicto un intermediario esto consiste en una negociación previa, pues cada
parte desea la presidencia. Y lo desean principalmente por dos razones: por el
valor simbólico que tiene, lo que lo concede más poder; pero también por ser una posición estratégicamente
privilegiada.
b)
El orden del día: el orden del día que se establezca, tiene una
gran influencia en la fluidez del desarrollo de las negociaciones. Para ello
conviene tener presentes estas dos reglas de oro: la primera es empezar por lo
más fácil, por lo menos espinoso, dejando lo más difícil para el final (aunque
en ciertas ocasiones ello no es tan ventajoso), y la segunda consiste en
concretar y desmenuzar lo máximo posible las propuestas a debatir y negociar,
evitando las cuestiones generales, ideológicas y de principio, dado que si se
cede en estas cuestiones fundamentales, ello supondría una autentica
negociación. Y también podemos encontrar las siguientes dimensiones de la
negociación:
- · El contenido: es el abanico de temas por discutir. Para negociar un contrato petrolífero, el contenido debe fijarse en temas como la calidad de petróleo, la cantidad, el servicio, los descuentos, etc. En esta negociación bancaria, el contenido será el dinero, los tipos de interés, el vencimiento, los avales o el pago de las letras.
- · Los procedimientos: nos referimos con ello a la planificación, la formulación de una agenda, el control de las reuniones, la preparación del espacio físico y las materias a negociar, los preliminares y el ritmo de la negociación.
- · La interacción personal: por ello entendemos la manera en que los individuos participantes en la negociación interactúan unos con otros, como se combinan o confluyen sus personalidades, como tratan de influir en los demás una vez sentados a la mesa de negociación y cuáles son sus reacciones.
Pero así en esta fase anterior muestra
primera preocupación era la interacción personal, intentando conseguir el clima
adecuado, ahora necesitamos trabajar en los procedimientos a seguir y más tarde
nos ocuparemos del tema de los contenidos dentro de una negociación. Y
sugerimos las siguientes directrices para manejar estos asuntos:
- · Compartir el dialogo: trate de que el tiempo se distribuya con equidad entre dos partes, al menos hasta que se acuerde un procedimiento en el que una de dos partes tome la iniciativa.
- · Se breve en sus preguntas e intervenciones: deje que los procedimientos iniciales y la discusión tenga lugar en una serie de intervenciones cortas, no es una secuencia de logros discursos para cada parte.
- · De ánimos: ofrezca a otros la posibilidad de hacer comentarios o tomar la iniciativa. Siempre que sea posible en un acuerdo de negociación.
4.
Segunda fase: el contenido y la explotación de
las posibilidades de negociación.
Es
la fase más larga y difícil, y la que exige más habilidad en los negociadores,
lo que es lógico dado que es, en esta fase, cuando se valúa la fuerza del
adversario: ¿hasta dónde se puede exigir? ¿Cuán duro y exigente hay que ser?
Etc. Es por consiguiente la fase en la que debemos aplicar los conocimientos de
psicología interpersonal que vimos al principio. Esta fase se caracteriza por
los siguientes rasgos: sinuosidad, contradicciones de los discursos (rigidez
/flexibilidad, etc.); aparente falta de lógica, pues nadie quiere darse a
conocer ni tampoco dar síntomas de debilidad. En consecuencia hay siempre un
tira y afloja, de tal manera que la característica definitoria de esta fase es
el regateo, la insistencia de avances y retrocesos, la inestabilidad y
profesionalidad, etc. Más en concreto, en esta fase, tras un primer momento
exploratorio, en el que las partes exponen sus respectivas propuestas y toman
conciencia del tipo de acuerdo al que puedan llegar, cada parte debe dar la
oportunidad a los demás para que lo soliciten aclaraciones. Seguidamente, se
trata de obtener una visión de conjunto de la otra postura, y pedir a su vez
aclaraciones. Cada declaración inicial debe incluir nuestra opinión sobre la
cuestión, nuestros intereses y nuestra contribución al acuerdo. Pero el momento
más importante de esta fase, y de todo proceso de la negociación, es
propiamente negociadora, es aquel en que Cada negociador trabaja en su propio
beneficio aunque si realmente se quiere llegar a un buen puerto, entonces la
discusión de las propuestas debe ser un proceso cooperativo no una lucha, como
veremos mejor más adelante.
La
consecuencia debe ser una sucesión de avances en un frente amplio, primero
encaminada a conseguir un acuerdo de principio, luego uno más amplio y por
ultimo un acuerdo detallado. Durante el dialogo hay que exponer las respetivas
posiciones y clarificarlas, no concebir cada postura como un punto de ataque.
Las partes avanzan juntas, reconociendo lo que tienen en común, lo que han
conseguido, enfrentándose a los problemas, no enfrentándose entre sí. Más
tarde, en el capítulo 13 veremos otro enfoque, según el tipo de tácticas y
estrategias que conviene utilizar en cada momento de ella. De hecho, la
utilización de las estrategias y tácticas más apropiadas para cada propósito
que persigamos uno de elementos centrales de esta fase.
5Tercera fase: El desenlace
Esta
fase suele ser breve, comparada con dos anteriores que pueden durar incluso
meses y hasta años, como fue el caso de las negociaciones del Vietnam o las que
tuvieron lugar para el desarme nuclear. Esta tercera fase en cambio, se produce
cuando las partes enfrentadas se dan cuenta de que la frase está en la última
propuesta, ya no es un simple ardid, sino que realmente es un ultimátum. Se
trata, por tanto, de una cuestión de percepción social. En esta última fase,
los negociadores se dan cuenta de que han llegado a un punto sin retorno y que
deben llegar a un acuerdo.
Se da con frecuencia una sola sesión,
muy larga, que suele durar incluso hasta altas horas de la madrugada y luego
terminar en muy poco tiempo casi de repente. Ahora bien, “La manera en que cada
una de estas fases se desarrolla varía de una negociación a otra. A veces no
siguen un orden claro; las partes avanzan y retroceden de una a otra. Incluso
puede seguirse un orden en un aspecto de la negociación, para luego comenzar de
nuevo otro orden distinto”.
